¿Cómo organizar un evento deportivo?
Descubre nuestra pequeña guía para organizar eventos deportivos
Organizar un evento deportivo es una labor apasionante, aunque es cierto que hay que matizar que no es fácil. Hay que tener en cuenta que, dentro del concepto de evento deportivo, existe una enorme variedad de tipologías y formas de evento: grandes, pequeños, de un deporte, de varios, con una finalidad, con unos objetivos... Es decir, cuando hablamos de evento deportivo puede ser desde un pequeño torneo hasta un gran espectáculo.
Si ponemos el foco en la finalidad de un evento deportivo pueden tener como objetivo ganar dinero, recaudar fondos para una causa benéfica, promover ideas o concienciar, contribuir a unir a diferentes colectivos etc...
Si estás pensando en organizar un evento deportivo, te contamos en una pequeña guía qué aspectos se deben tener en consideración para que sea todo un éxito. Obviamente, existen muchos puntos más que no debemos perder de vista, pero aquí describimos algunos de los más importantes.
6 pasos para organizar un evento deportivo
1. Planificar el evento y establecer objetivos
En primer lugar, es fundamental planificar bien el evento y establecer qué objetivos se quieren conseguir con el mismo. Para ello, será necesario hacer un plan que recoja a grandes rasgos lo que será el evento y todos aquellos puntos relevantes respecto al mismo. Esto ayudará a tener una hoja de ruta que guiará el desarrollo y organización del evento.
A la hora de planificar el evento deportivo algunos de los aspectos que hay que contemplar es elaborar un plan de viabilidad, conocer la legislación vigente que afecte al evento, determinar el público objetivo, fijar un presupuesto, valorar si se podrá contar con patrocinadores o prever cuánta gente participará, entre otras cuestiones.
2. Fijar fechas y horarios
Este punto es fundamental, ya que en base a la decisión que se tome al respecto, el público se verá influenciado de una u otra forma. En este sentido, hay que prestar especial atención al público del evento, así como a la estacionalidad. Por ejemplo, si nuestro público es menor, se puede presuponer que van a la escuela y, por consiguiente, lo más acertado sería plantear el evento durante épocas vacacionales.
Otros puntos que hay que tener en cuenta en este sentido son si hay eventos importantes durante esas fechas, si hará buen tiempo, si contamos con el suficiente tiempo como para organizar correctamente el evento...
Establecer fecha y hora es imprescindible para que empiecen las inscripciones. Nadie se inscribirá a un evento deportivo sin saber cuándo será.
3. Buscar las instalaciones más adecuadas
Casi a la misma vez que planificamos el punto anterior debemos estar pendiente del recinto donde queremos organizar el evento deportivo. De hecho, es posible que, para las fechas que queramos, no haya disponibilidad, siendo un factor más a la hora de determinar la fecha del evento.
Respecto a este punto, hay que tener en cuenta que las instalaciones sean lo más adecuadas para el desarrollo del evento, contando con todo lo necesario. También hay que atender a cuestiones como la accesibilidad o la distancia con la ciudad más cercana (donde es posible que se alojen asistentes o participantes).
4. Consigue patrocinadores
Con toda la información anterior ya determinada, es el momento de buscar patrocinadores para tu evento. Este punto es importante porque permitirá sufragar parte de los gastos derivados de la organización del evento.
A la hora de buscar patrocinadores, es importante que estos posean unos valores alineados con los de tu evento y que, su público objetivo, sea el mismo que tuyo. De esta forma, será más fácil convencer a los patrocinadores de que tu evento encaja perfectamente con su marca.
5. Lanza las inscripciones y establece qué tecnologías de control se utilizarán
El siguiente paso será sacar a la venta las inscripciones de tu evento (en el caso de ser de pago). En este aspecto, es importante que los usuarios tengan toda la información posible para poder convencerles de que quieren asistir a tu evento.
Como comentábamos antes, establecer algunos puntos como el lugar, la fecha y la hora es fundamental para que los asistentes se inscriban.
Por otro lado, también hay que establecer de forma interna qué tecnologías se usarán para el control de accesos y aforo del evento, así como si se emplearán sistemas cashless que se conviertan en otras vías de monetizar el evento.
6. ¡Comunica y promociona tu evento!
¡Y ya está todo listo para que la gente se inscriba! Ahora lo importante es que la gente se entere de que tu evento existe y, también, convencerle de que no se lo puede perder.
En este sentido, la comunicación y promoción es fundamental. Para ello, hay que analizar y estudiar los medios a través de los que es más idóneo publicitar el evento. Elabora tu propia nota de prensa y difúndela entre medios locales y aprovecha el potencial de las redes sociales para dar a conocer el evento entre tu público objetivo.
Existen otras acciones que pueden ser muy interesantes como colaborar con influencers, enviar una campaña de mailing a tu público objetivo o vincularte con algún organismo que te pueda ayudar en la difusión. No obstante, como comentábamos, cada evento es distinto y hay que estudiar bien cada caso.
7. ¡Que empiece el evento!
Ahora sí, está todo preparadísimo para que se desarrolle el evento. No olvides que durante el evento debe salir todo perfecto, ya que el organizador del evento es el responsable de todo ello.
¡A disfrutar!